Urlop „na żądanie” – czy faktycznie można żądać zawsze i niezależnie od okoliczności?
Ustawodawca wprowadził do kodeksu pracy z dniem 1 stycznia 2003 roku instytucję urlopu na żądanie zwanego kolokwialnie „kacowym”. Szczególny tryb udzielania tegoż urlopu polegać miał na tym że udanie się na ten urlop nie musiało być poprzedzone uwzględnieniem jego terminu w planie urlopowym.
Zgodnie z literalnym brzmieniem artykułu 167 ze znakiem 2 Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
W początkowej fazie obowiązywania tegoż przepisu orzecznictwo skłaniało się do stanowiska że udzielenie pracownikowi urlopu na żądanie było bezwzględnym obowiązkiem pracodawcy. Uważano że pracodawca obowiązany jest respektować nie tylko samo żądanie udzielenia urlopu w tym trybie, ale także termin wskazany przez pracownika. Orzecznictwo sądowe wypracowało także pogląd że pracownik nie potrzebuje zgody pracodawcy, aby rozpocząć wykorzystywanie urlopu na żądanie. Zdanie że „Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu” interpretowano w ten sposób że za prawidłowe uznawano także zgłoszenie chęci skorzystania z tego urlopu nawet pod koniec dnia pracy w którym pracownik wykorzystywał ten urlop.
Takie stanowisko spotkało się jednak z krytyką zarówno ze względu na dezorganizację systemu pracy, w sytuacji gdy pracodawca przez niemalże cały dzień pracy pracownika nie miał informacji o jego nieobecności, jak i z powodu nadużywania prawa przez pracowników i doprowadzanie de facto do przerw pracy zakładu w sytuacji gdy z urlopu na żądanie w jednym terminie skorzystała większość załogi.
W ślad za tym już od około 2006 roku przyjmuje się, że „urlop na żądanie” nie jest bezwzględnym niczym nieograniczonym prawem pracownika. Orzecznictwo sądowe wypracowało zasady interpretacji tegoż przepisu, które można sprowadzić do twierdzeń iż:
1. wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika. Tak stwierdzono w wyroku Sądu Najwyższego – Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 15 listopada 2006 r. I PK 128/2006 gdzie wysnuto tezę iż: „Wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” (art. 167[2] kp) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy”.
2. oraz pracownik nie może rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu.
3. pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy.
Wyżej wymienione twierdzenie 2 i 3 można wyczytać z tezy wyroku Sądu Najwyższego – Izby Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z dnia 28 października 2009 r. II PK 123/2009 mówiącego że: „Pracownik nie może rozpocząć urlopu „na żądanie”, dopóki pracodawca nie wyrazi na to zgody, czyli nie udzieli mu takiego urlopu. Wyraźne sprecyzowanie takich reguł korzystania z urlopu „na żądanie” uprawnia do stwierdzenia, iż mogą zdarzyć się sytuacje, w których pracodawca może odmówić uwzględnienia żądania pracownika, bowiem wymóg ustawowy udzielenia urlopu przez pracodawcę byłby zbędny, gdyby czynność pracodawcy w każdym przypadku miała sprowadzać się wyłącznie do akceptacji wniosku pracownika. Obowiązek udzielenia urlopu „na żądanie” nie jest więc bezwzględny, a pracodawca może odmówić żądaniu pracownika ze względu na szczególne okoliczności, które powodują, że jego zasługujący na ochronę wyjątkowy interes wymaga obecności pracownika w pracy”.
Tak więc w chwili obecnej kierując się w/w orzecznictwem przyjąć należy że urlop „na żądanie” stracił te cechy które pozwalały pracownikowi na dezorganizowanie ruchu zakładu pracy poprzez zgłaszanie urlopu nawet tuż przed zakończeniem czasu pracy w którym powinien on normalnie stawić się na swoje stanowisko jak i bezwzględny obowiązek udzielenia takiego urlopu przez pracodawcę.
W konkretnym zakładzie może być ustalona procedura późniejszego (niż rozpoczęcie dnia pracy) zgłaszania urlopu na żądanie w sytuacji gdy przewiduje to stosowny regulamin lub układ zbiorowy, gdyż postanowienia tych aktów wyłączają przepis kodeksu pracy o ile są względniejsze dla pracownika.