Przyjazny prawnik!

Odpowiada na Wasze pytania!
Ewidencja czasu pracy
02 Grudzień 2015

Ewidencja czasu pracy. Jak prowadzić ją poprawnie?


Przedsiębiorca jest zobowiązany wypłacać swoim pracownikom wynagrodzenie. Aby wyliczyć prawidłowo jego wysokość, niezbędne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. W jaki sposób należy prawidłowo ją prowadzić?

Podstawowym pytaniem jest: kiedy pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy? Taki rejestr jest zobowiązany prowadzić każdy przedsiębiorca, zatrudniający pracowników w oparciu o umowę o pracę. Warto zauważyć, że liczba zatrudnionych nie ma wpływu na powstanie obowiązku – liczy się wyłącznie fakt zatrudniania. W praktyce, jeżeli pracodawca zatrudnia tylko jedną osobę, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy jest szczególnie ważna, gdyż od jej prawidłowego prowadzenia zależy m.in. prawidłowe rozliczenie przepracowanych przez pracownika godzin. Jest ona istotna również wówczas, gdy mowa o innych świadczeniach związanych bezpośrednio z faktem wykonywania pracy przez zatrudnionego.

Co powinieneś wiedzieć na temat ewidencji czasu pracy? Czytaj: http://www.praca-czechowice.pl/porady-dla-pracodawcow/697/ewidencja-czasu-pracy-co-musisz-o-niej-wiedziec.

Jak należy prowadzić ewidencję?

Z punktu widzenia pracodawcy prowadzenie ewidencji czasu pracy może być kłopotliwe. Wszystko dlatego, że ustawodawca nie podał wzoru takiego dokumentu. W przepisach na próżno szukać też informacji o okresie, przez jaki powinna ona być prowadzona. Z uwagi na cel, do jakiego jest wykorzystywana, przyjęło się, że należy ją prowadzić w okresach miesięcznych. To jednak, czy pracodawca zdecyduje się na prowadzenie miesięcznej czy dłuższej ewidencji, zależy wyłącznie od niego.

Jak wspomniano wyżej, ustawodawca nie podał wzoru ewidencji czasu pracy. W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien sporządzić własny wzór. Ten powinien zawierać wszystkie najistotniejsze informacje, pozwalające przedsiębiorcy na dokonanie prawidłowych rozliczeń. Ewidencja czasu pracy powinna uwzględniać również specyfikę firmy. Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy? (Więcej na ten temat: http://kadry.infor.pl/kadry/indywidualne_prawo_pracy/czas_pracy/697454,Ewidencja-czasu-pracy.html).

Jakie informacje muszą znaleźć się w ewidencji?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą i ma obowiązek udostępnić tę ewidencję na każdorazowe żądanie swojego podwładnego. Wgląd do ewidencji przysługuje również inspektorom Państwowej Inspekcji Pracy.

Aby odpowiedzieć na pytanie, jakie informacje muszą znaleźć się w karcie ewidencji czasu pracy, należy odwołać się do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z tym dokumentem w ewidencji muszą znaleźć się informacje o:

  • pracy wykonywanej przez zatrudnionego w poszczególnych dobach, w tym o pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  • dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy i innych usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy,
  • czasie pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego – w stosunku do pracowników młodocianych.

Kary za nieprowadzenie ewidencji

Informacją ważną dla pracodawców jest to, że ustawodawca za nieprowadzenie lub niewłaściwe prowadzenie ewidencji czasu pracy przewidział kary. Trzeba podkreślić, że brak spełnienia tego obowiązku jest traktowany jako wykroczenie. Inspektor pracy stwierdzający, że pracodawca nie przestrzega obowiązku prowadzenia ewidencji, może nałożyć na niego karę grzywny w formie mandatu lub wystąpić do sądu o nałożenia na niego kary grzywny.